Het belang van goede onboarding in 4 fases

Het is cruciaal

Voordat we de 4 fases toelichten, beschrijven we graag waarom een goede onboarding cruciaal is.

Het proces van nieuwe medewerkers verwelkomen en integreren in een bedrijf is cruciaal voor hun succes binnen de organisatie. Echter, veel bedrijven hebben hier niet voldoende aandacht voor of missen de kennis om dit proces effectief uit te voeren. Volgens recent onderzoek is slechts iets meer dan de helft van de werknemers, 52%, tevreden over hoe hun onboarding traject verloopt (Paycheck). Hartstikke zonde natuurlijk!

Waarom moet je jouw onboardingproces serieus nemen?

Zo’n 64% van de werknemers overweegt om binnen hun eerste werkjaar op zoek te gaan naar een andere baan als zij een onbevredigende onboardingervaring hebben (Hibob). Verontrustend is dat een gelijk percentage werknemers, 52%, het gevoel heeft niet voldoende getraind te zijn (Paycheck).

De situatie wordt zorgelijk wanneer je kijkt naar de redenen waarom medewerkers overwegen om hun huidige werkgever te verlaten. Maar liefst 74% omschrijft hun onboardingervaring als oninteressant, 66% vindt het verwarrend, en 64% beschouwt het als onsuccesvol (Paycheck).

Een goede onboarding is dus cruciaal voor:

• het behoud van je medewerkers. Minder verloop = geldbesparing
• hogere productiviteit
• een hogere medewerkersbetrokkenheid
• sterker werkgeversmerk

Gaat het bij jou nu kriebelen, en denk je “wij moeten hier NU wat mee”. No stress! Lees over de 4 fases waar je met een paar aanpassingen een groot verschil maakt.

De 4 fases

Fase 1: Communicatie vooraf

Top, het contract is door beiden ondertekend, én nu? 

Dat een nieuwe collega gaat starten is zo goed als een zekerheid, maar dat betekent nog steeds dat contact houden tot startdatum essentieel is. De onboarding begint namelijk al vóórdat iemand daadwerkelijk start en niet pas in de eerste week. Door iemand al voor de start informatie toe te sturen, werk je op dat moment al aan de betrokkenheid van de nieuwe collega. Die voelt zich dan al onderdeel van je organisatie en kan niet wachten te beginnen! 

Daarnaast is het belangrijk dat beide partijen volledig op de hoogte zijn van alle relevante zaken; dit voorkomt eventuele onduidelijkheden tijdens de eerste werkweek. Hoe meer er van tevoren klaarstaat, hoe beter de focus kan worden gelegd op een succesvolle start van de collega. 

Een grote tip die we bij Steamz ook altijd toepassen:
Mocht er een teamborrel op de planning staan voordat de nieuwe collega start, nodig hem of haar dan uit! Hierdoor leert deze persoon de collega’s eerst in een laagdrempelige en ontspannen setting kennen. Bovendien ervaart de nieuwe collega hierdoor ook direct een stuk ‘team bonding’ en kan dan vanaf de start meepraten over de grappige en gezellige momenten!

Fase 2: Intern vóór de start

Tja, je kent het wel; er worden bepaalde standaard processen uit het hoofd, omdat dit dagelijks voorvalt. Echter, is dit natuurlijk voor een nieuwe collega (nog) niet zo vanzelfsprekend en zal die persoon veel baat hebben bij vastigheid, aandacht, structuur en zoveel mogelijk zwart-op-wit.

Het begint natuurlijk eerst bij alle collega’s op de hoogte brengen van hun nieuwe collega en duidelijk maken wat er van hen wordt verwacht. Moeten ze bijv. de eerste week hun functie en bepaalde relevante handeling uitleggen? Dan is het handig dat hierin wordt geïnstrueerd en een inwerkschema klaar staat. 

Zet zoveel mogelijk van tevoren klaar.
In een ideale wereld pakt alles in één keer goed uit. Echter, weten we inmiddels door onze ervaring met een hoeveelheid inwerktrajecten dat het veel rust biedt om klaar te hebben staan waar je grip op hebt! Zo kun je zorgen dat de werkplek met apparatuur helemaal klaarstaat en dat je documenten hebt waar bijv. de wachtwoorden voor de accounts in staan.

Fase 4: De maanden erna

De eerste week zit erop, nu ben je klaar toch? Nee toch niet, wat een shocker (er zijn niet voor niets 4 fases ;-))!

Om jouw collega up and running te krijgen is 1-2 weken inwerken niet genoeg. Je kunt niet verwachten dat ze dan op top niveau presteren. Helaas werkt 63% van de bedrijven hun collega’s niet verder in dan eerste maand (Aberdeen). Schokkerend, aangezien acht maanden nodig zijn om nieuwe werknemers volledig productief te hebben (Keith Ferrazzi).  

Bij een nieuwe baan willen we allemaal op ons gemak voelen en ervaren dat het een vertrouwde omgeving is. Naar werk gaan moet namelijk geen survival of the fittest zijn. Jouw collega heeft een goede ervaring wanneer hij of zij vertrouwd is met de bedrijfscultuur, het bedrijfsbeleid, de procedures en de technologie. Daarom is voortdurende onboarding tijdens het eerste jaar van belang. 

Een jaar klinkt lang, dat klopt, een collega kan ook veel leren over de nieuwe rol en zich "thuis" voelen in de eerste zes maanden na de contractondertekening. Dit programma kun je daarom inrichten op de eerste zes maanden. We kunnen hoe dan ook concluderen dat een ontwikkelings- en inwerkprogramma essentieel is. 

Nog niet genoeg waarden ingezien? Hier nog één feit: “Bedrijven met goede inwerkprogramma's zien 2,5% meer omzetgroei en 1,9% meer winstmarge dan bedrijven met slechte inwerkprocessen. Als dat nog niet genoeg motivatie is, leidt het eerste ook tot hogere productiviteitsniveaus en snellere kennisverwerving.”(Zavvy).